Образец, как правильно заверить документ «копия верна» в 2021 году

Зачем заверять копии

Если акт, полностью повторяющий сведения оригинала, заверен надлежащим образом, он имеет такую ​​же юридическую силу, что и оригинал (п. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»).

Организации заверяют копии в следующих случаях:

• предоставлять контракты, счета-фактуры, документы, свидетельства о праве собственности и т д сторонним компаниям и государственным органам;
• для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
• предоставлять сотрудникам справки и выписки по их трудовой деятельности.

Сотрудники компании (в том числе бывшие сотрудники) имеют право оформить запрос на выдачу любых фотокопий документов, относящихся к их работе (трудовые книжки, приказы о приеме на работу, переводы, увольнения, справки и выписки и т.д.). Работодатель обязан освободить их бесплатно в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ. Федерации от 16.04.2003 г. № 225).

Заверенные дубликаты также требуются различными учреждениями:

• налоговые инспекции;
• Пенсионные фонды;
• Фонд социального страхования;
• банки и микрофинансовые организации;
• надзорный орган (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Инспекция труда и др);
• судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяются нотариально. Конкретные ситуации предусмотрены законом. Например, доверенность на иностранные сделки, наследство, свидетельства о праве собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но всякий раз, когда вы делаете копии и выписки из кадрового учета, обращаться к нотариусу нецелесообразно. В большинстве случаев работодатель вправе сертифицировать их самостоятельно.

Эту процедуру может выполнять ограниченное количество людей:

• менеджер (или индивидуальный предприниматель);
• главный бухгалтер;
• руководитель или специалист по кадрам;
• другие уполномоченные должностные лица аппарата организации.

Без дополнительных актов заверять ксерокопии важных документов имеет право только руководитель компании или индивидуальный предприниматель. Для остальных сотрудников потребуется дополнительная бумага для предоставления им таких полномочий, например, подпись в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает приказ, в котором отмечает, кто и на каком основании проводит эту процедуру.

ВАЖНО! Фотокопия удостоверяется только тем, кто ее подготовил или сравнил с оригиналом. Вы не можете взять на себя ответственность за нанесение сертификационного знака, если не видели оригинал.

Юридические лица имеют право заверять только дубликаты своих протоколов и документов. Копирование чужих документов разрешено только при наличии разрешения этих организаций. Это не требуется, если карты необходимы для приема на работу граждан или связаны с регистрационной практикой действующих сотрудников компании.

Какими НПА руководствоваться

Нет единого законодательного акта, регулирующего процедуру копирования документов. В большинстве случаев они руководствуются национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вступил в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется как ориентир. И становится обязательным, если это утверждено во внутренних нормативных документах компании.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует руководствоваться судебной практикой, приказами, письмами государственных органов, а также следующими нормативными актами:

• Постановление Президиума Верховного Совета СССР от 25 декабря 2004 г. 9779-X от 08.04.83 (с изменениями от 08.12.2003), этот акт по-прежнему имеет силу закона;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальное законодательство» ;
• положения специальных законодательных актов (например, Налоговый кодекс Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации, Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации).

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных документов необходимо соблюдать установленный законодательством порядок заверения копий документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Включает необходимые шаги:

1. Изготовление дубликата документа (обычно копировальной техникой).
2. После текста и слова «Подпись», напечатанной или написанной от руки, ставится знак «Верно» (на практике также часто используется формулировка «Копия верна»).
3. Затем укажите данные должностного лица, заверившего фотокопию: ФИО, должность, личная подпись, его стенограмма.
4. Дата указана.
5. Ксерокопия заверяется печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя. Если организация работает с официальной печатью, копии, кроме нотариальных, официальными печатями не заверяются. Для этого необходимо подготовить другие виды пломб, например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерии, секретариата) или пломбы по предварительной записи.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил детали — мы должны указать местонахождение оригинала. Если фотокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного отдела в другой, требование не меняется. Если он выдается сторонней организации, под словом «Верно» необходимо указать «Оригинал находится в . организации в случае нет . в течение . одного года». Вы имеете право написать эти реквизиты от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, есть два способа:

1. Вы должны поставить отметку «Верно» и остальные детали на каждой из них.
2. Сшиваем листы, номер, в конце указываем их количество и заверяем.

ВАЖНО Обычно заверенный документ действителен в течение 30 дней. Хотя в законодательстве этот срок не указан, государственные органы и банковские учреждения не принимают заранее подготовленные акты. В банках этот период часто даже короче, от нескольких дней до двух недель.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Для удостоверения документации допускается два типа отметок: оттиск штампа и рукописный вариант. В первом случае необходимо создать специальный штамп с аббревиатурой «Corretto» или «Copia èorrect». Но учтите, что ГОСТ не указывает на использование оттиска «копия правильная». Есть возможность создавать штампы двух типов: «Копия» и «Правда». Первый укажет на дубликат документа. Второй — для его безопасности.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью отпечатка пальца:

• штамп ставится в конце текста под всеми подписями;
• ставят на свободное место, обычно в правом нижнем углу;
• запрещается накладывать текст;
• его можно использовать по согласованию с органами, в которые направляются документы (не все государственные органы это разрешают).

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не запрещает размещать на копируемых материалах рукописные надписи со словами «Верно». Этот метод используется довольно часто. Хотя штампы используются не всегда — в большинстве случаев они изготавливаются в крупных компаниях, которым приходится каждый день заверять большой объем документации, удобнее делать это с помощью штампа.

Сегодня: мнение Минфина

Режим самоизоляции вернул этот вопрос на повестку дня путем обмена сканированными изображениями, имеющими юридическое значение. Два месяца назад в министерстве финансов спросили, как торговать первичными средствами, если все сидят дома. Чиновники задумались и выпустили письмо Минфина РФ от 22.04.2020 г. 03-01-10 / 32570. Пункт 13 данного письма посвящен использованию сканированных копий.

Если убрать преамбулу и оставить только суть, Минфин сочтет принятие сканированных копий к бухгалтерскому учету не противоречащим законодательству. Правда, только в исключительных случаях. Какие бывают исключительные случаи, в письме не раскрывается. А письма Минфина вымышленные, юридической силы не имеют. Но я думаю, что пандемия, которую даже Верховный суд признает форс-мажорными обстоятельствами, — это просто исключительный случай.

Как заверить электронный документ

Заверение цифрового документа требуется в зависимости от получателя и законодательства. Существуют различные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом от 25.07.2012 г. 63-ФЗ (простые, неквалифицированные продвинутые, опытные продвинутые), которые нужны в разных ситуациях. Их производят специализированные компании. Как правило, копирование и печать цифровых документов включает в себя несколько элементов:

• слова о подписании документа электронной подписью;
• номер сертификата ключа подписи;
• фамилия, имя и отчество держателя сертификата;
• срок действия сертификата.

Иногда к штампу добавляют логотип компании или брендинг.