ГОСТ о бланках документов

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

6.1 Для изготовления пустых документов используется бумага формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков инструкций по оформлению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

На каждом листе документа, написанного как на бланке, так и без него, должны быть поля не менее:

20 мм — слева;

10 мм — правый;

20 мм — верх;

20 мм — низ.

Документы с длительным сроком хранения (более 10 лет) должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Формы в формате A5 используются очень ограниченно, в основном для выдачи справок, доверенностей и служебных записок. Для большей части организационной и распорядительной документации (приказов, постановлений, положений, инструкций, протоколов, деловых писем и т.д.) используется бумага формата А4.

Для пустых разрешений установлены стандартные формы формата А5 и А6 (Пример 1).

Дисциплина в отношении размера служебных полей документов была дополнена требованием, что в документах со сроком хранения более 10 лет 2 (административные документы, местные правила, персонал и т.д.) иевое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит вам аккуратно объединять документы в файлы, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

6.2 Организации используют бланки бумажных документов (бланки документов федеральных органов государственной власти с репродукцией государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими свидетельства о наличии технических и технологических возможностей для производства качественной продукции указанный тип продукта) и / или электронные формы бланков. Бумажные и электронные формы должны быть идентичны по составу требований, порядку их расположения и типу знаков.

Бумажные формы и шаблоны электронных форм изготавливаются на основе макетов форм, утверждаемых руководителем организации.

Пустые документы должны быть напечатаны на белой или светлой бумаге.

Электронные шаблоны форм документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В контексте стандарта бумажные формы и шаблоны электронных форм эквивалентны.

Организация обычно использует как бумажные формы, так и шаблоны электронных форм (например, для внутренних документов).

Важно!

Формы типа документа (например, письма) в бумажном и электронном формате должны быть идентичны по составу деталей и оформлению. Другими словами, форма однотипного документа на бумажном носителе и его электронный образец не должны отличаться.

Еще одно важное требование — шаблоны электронных форм должны быть неизменяемыми, то есть защищенными от несанкционированного изменения 3

В стандарте подчеркивается, что изображение государственного герба Российской Федерации может быть воспроизведено только на бумаге. Требования к производству таких модулей установлены Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. 1268 «О рационализации производства, использования, консервации и уничтожения печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации» (далее — Постановление № 1268).

Допустимо ли распечатывать приказ на обеих сторонах листа?

рекомендуется писать заказы на одной стороне бумаги. При этом размещение заказа на обеих сторонах листа не является нарушением, если не противоречит законодательным и нормативным требованиям, предъявляемым к организации.

В нормативных документах региональных и муниципальных властей нередки такие положения:

О внесении изменений в постановление губернатора области от 27 декабря 2007 г. 700 (постановление губернатора Амурской области от 3 марта 2009 г. № 87)

В целях улучшения потока работы в исполнительных органах государственной власти области решаю:

Внести следующие изменения в Типовую Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Амурской области, утвержденную постановлением Губернатора области от 27 декабря 2007 г. 700 (в редакции Распоряжения Губернатора области № 500 от 22 декабря 2008 г:

1) Подпункт 2.2.3 пункта 2.2 раздела II изложить в следующей редакции:

«… С обратной стороны листа печатаются внутренние документы, ожидающие рассмотрения документы, материалы для правительственных заседаний, встреч, семинаров и других мероприятий. В этом случае детализация полей будет следующей: слева — не менее 1,0 см; справа — не менее 3,0 см; вверху — не менее 2,0 см; низ — не менее 2,0 см.»

Порядок оформления документов в администрации Тверской области (Утвержден приказом губернатора Тверской области от 14 февраля 2001 г. № 189-р)

IV. Требования к формам документов

4.7. Допускается печать документов с обратной стороны бумаги.

Утверждены Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора Еврейской автономной области и региональных исполнительных органов, формируемых Правительством Еврейской автономной области (Постановление губернатора Еврейской автономной области от 31 мая 2007 г. № 121)

7. Общие требования к оформлению и оформлению документов

7.5. Бумага, используемая для изготовления документов, должна быть белой. Документы для постоянного хранения должны быть изготовлены на бумаге высочайшего качества.

Каждый лист документа должен иметь поля не менее, мм: 30 — слева; 15 — справа; 20 — верх; 20 — низ.

допускается печать документов с обратной стороны бумаги.

Для двусторонней печати или копирования оборотная сторона листа документа имеет следующие поля, соответственно, не менее, мм: 15 — левое; 30 — правый; 20 — верх; 20 — низ.

О дальнейшем развитии безбумажного электронного документооборота в префектуре (Распоряжение префекта Зеленоградского административного округа г. Москвы от 25 февраля 2009 г. № 213-рп)

В целях оптимизации и предотвращения роста затрат на деятельность районных органов исполнительной власти в сложившейся экономической ситуации интеграция с районными организациями, повышение эффективности обработки заказов, экономия бюджетных средств и рациональное использование карты, а также в в соответствии с Распоряжением Мэра Москвы от 13.02.2009 N 4-15-3671 / 9:

1.1. Обеспечить использование обратной стороны листа при оформлении любых документов (служебная переписка, переписка с резидентами, организационно-распорядительные документы и их проекты, справочная и внутренняя переписка и приложения к ним).

Регламент префектуры Зеленоградского административного округа г. Москвы

3.3. Правила выполнения заказов префектуры.

3.3.5. Текст документа должен быть как можно короче, суть документа должна быть четко изложена и исключать возможность двусмысленности.

… Текст документа печатается на обеих сторонах листа.

3.9. Порядок подготовки, подписания и вступления в силу постановлений префектуры.

3.9.1.3. Текст приказа должен быть как можно короче, суть документа должна быть четко изложена и исключать возможность двусмысленного толкования.

… Текст документа печатается на обеих сторонах листа.

При этом следует учитывать, что изготовление заказа на обеих сторонах листа — даже с нарушением обязательных требований по организации делопроизводства — в большинстве случаев не лишит его юридической силы.

Однако следует также учитывать, что многие российские специалисты в области архивирования на основании проведенных исследований указывают, что печать документов на обеих сторонах листа представляет угрозу для обеспечения их длительного хранения. Это тоже стоит учитывать при принятии решения.

Эта проблема также изучалась за рубежом.

Например, в Швеции в 2010 году Шведская национальная архивная служба (Riksarkivet) запретила изготовление двусторонних бумажных архивных документов в государственных учреждениях и организациях.

Это решение основано, в частности, на исследовании, проведенном Шведским институтом технических исследований (Sveriges Tekniska Forskningsinstitut), которое показало, что двусторонние документы (напечатанные или скопированные) не подходят для долгосрочного архивирования, поскольку информация, которую они содержать можно потерять.

В Руководстве для архивов и Руководстве для бумажных документов (RA-FS 2006: 1) в главе 5 введен новый пункт, который следует читать: «§2a. Документы, которые должны храниться в государственном учреждении, должны быть распечатаны или скопированы на одной стороне бумаги».

Возможность печатать текст на обеих сторонах листа экономит бумагу, а также позволяет не потерять листовки с текстом или документацию. Например, договор, виза, анкета должны занимать две стороны страницы. Но можно ли печатать на обеих сторонах листа? Современный печатающий аппарат позволяет сделать это достаточно быстро и качественно.

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Формы документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Примерные границы зоны размещения требований обозначены пунктирной линией. Каждая зона определяется набором входящих в нее атрибутов.

6.4 В зависимости от расположения деталей задаются две формы: угловая (рисунок В.1) и продольная (рисунок В.2).

Приложением Б к стандарту является расположение деталей документа на модулях с угловым расположением деталей (Схема В1) (Пример 2) и на модулях с продольным расположением деталей (Схема В2) (Пример 3). В этом случае области расположения требований являются ориентировочными, они обозначены пунктирной линией.

Как настроить печать на принтере

Автоматическую

1. Откройте меню с помощью комбинации «CTRL + P».
2. Во втором раскрывающемся списке в центре выберите желаемый вариант двусторонней печати.
3. Возможны два типа с разным относительным вращением.

• По сравнению с короткой стороной: для книжного листа — вверх / вниз, для альбомной — влево / вправо.
• Относительно длинный край: по вертикали — влево / вправо, по горизонтали — вверх / вниз.

Ручную

Не все принтеры, даже современные модели, гарантированно имеют функцию автоматической двусторонней печати. Но вы всегда можете воспользоваться ручным режимом. Все, что дополнительно требуется от пользователя, — это перевернуть листы после односторонней печати.

Как правильно класть и переворачивать лист, чтобы напечатать с другой стороны

Для начала нужно определить, какие страницы будут на одном листе. После «закидывания» каждой из первых пар на принтер система сама предложит положить листы на другую сторону и продолжить печать.

Инструкции по ручной настройке программы Word:

1. Перейдите на главную панель в меню «Файл».
2. Активируйте вкладку «Печать».
3. В параметрах справа найдите список опций (второй по порядку сверху вниз).
4. В нем выбираем пункт «Вручную с двух сторон».

Многие модели принтеров при печати односторонних страниц отображают сообщение с графическим указанием того, как именно нужно переместить стопку бумаги для правильной печати второй стороны. Выглядит это примерно так.

Перед отправкой желаемого документа на большом количестве страниц лучше сначала попробовать лист бумаги, чтобы убедиться и знать, как правильно разместить бумагу на обратной стороне распечатки.

Четные и нечетные страницы

Другой способ ручной двусторонней печати в Word — использовать альтернативную печать связанных и несвязанных номеров страниц. Реализовать эту идею можно так:

• Откройте меню «Печать» в разделе «Файл».
• Откройте список «Распечатать все страницы».
• В конце концов, вы можете забить нечетное или четное.

Кроме того, необходимо выполнить еще одну настройку для правильного вывода страницы с помощью этого метода печати.

• Через «Файл» перейдите в меню «Параметры».
• В нем найдите раздел «Дополнительно» и там «Печать».
• Выберите мышью один из двух элементов, показанных на рисунке ниже, в соответствии с вашими потребностями.

Есть ли в моем принтере двухсторонняя печать?

Есть два способа определить, может ли техника выполнять такие действия «автоматически».

1. Подробно проверьте название модели вашего устройства. Если в конце есть обозначение «d» или «dn», функция, скорее всего, присутствует. А также посмотрите особенности принтера в Интернете или на сайте производителя. Там тоже отображается подробная информация.
2. В любом текстовом редакторе, но лучше в «Word» откройте окно печати. Примените комбинацию CTRL + P. Откройте список выбора вариантов. Если он содержит «Двусторонний», то оборудование оснащено дуплексом.

При использовании нескольких устройств элемент «Двусторонний» присутствует, поэтому он может быть только у одного из них. Важно знать, какой именно.

Если у вас есть многофункциональный принтер, который может одновременно делать двусторонние копии, то, скорее всего, принтер тоже может это делать».

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

6.5 Детали 01, 02, 03 находятся в верхнем поле документа над переменной 05 в центре области, занимаемой этой переменной.

Атрибут 03 можно разместить слева на уровне переменной 05.

Пункты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные знаки для пунктов 10, 11, 12 в границах областей, где расположены данные, размещаются одним из следующих способов:

— по центру (начало и конец каждой строки деталей одинаково удалены от границ области, на которой расположены детали);

— флаг (каждая линия деталей начинается с левого края области, где находятся детали).

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа проектирования деталей в зонах их расположения:

• по центру (в центре области, где находятся требования);

• флаг (по левой границе участка).

В стандарте также указано, что детали 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Герб» и 03 «Знак (знак обслуживания) »находятся в верхнем поле второго документа в середине области, занимаемой переменной 05« Название организации — автора документа »(Пример 4). Однако переменную 03 также можно разместить на том же уровне, что и переменная «Название организации — автор документа» (Пример 5).

Анкета на шенгенскую визу

Анкета заполняется в онлайн-программе. Можно ли оформить на принтере? Раньше визу не распечатывали, а заполняли вручную. Теперь есть такая возможность.

1. Форма сохраняется в файле. Обычно в «Документах», но вы также можете создать для него отдельную папку.
2. Чтобы пресса выдала готовую визу, нажмите команду распечатать заявки. Он расположен вверху панели. Затем система предложит проверить правильность введенной в анкете информации. Вам необходимо подтвердить его и сохранить в формате PDF.
3. Распечатайте файл, нажав левую кнопку мыши. В открывшемся окне настройте процесс печати.

Заполните онлайн-заявку на шенгенскую визу

важно знать, что есть два типа анкет: заполняемые вручную или онлайн. Метод печати немного отличается. Если визу просматривается из файла, страницу необходимо заполнить вручную. А если сделать распечатку с введенными данными, это будет проще. Так как заявителю останется только подписать и анкета готова. Бланк должен быть правильно распечатан с его двусторонней печатью.

Как напечатать договор?

Соглашение — это документ, составленный для заключения соглашения между несколькими сторонами. Как его распечатать без особых проблем и задержек? Это не так уж и сложно.

Вам понадобится

• — специалист в области информатики;
• — Программа Microsoft Word.

Инструкция

Запустите Word, создайте новый документ, чтобы заключить договор. Затем установите необходимые параметры страницы, выберите меню «Файл» — «Параметры страницы», левое поле — 3 см, правое — 1 см, верхнее и нижнее — по 2 см. Щелкните кнопку «ОК». Затем выберите параметры форматирования документа: установите шрифт Times New Roman, размер 14, выравнивание по ширине. Далее введите детали договора.

Введите название документа, например «КОНТРАКТ», вверху листа по центру. Затем оставьте место для ввода даты и номера договора, эти данные заполняются вручную при подписании договора. Укажите место (город) заключения договора. Эти три детали находятся в одной строке: сначала дата, затем город и в конце строки номер.

Распечатайте текст договора, обычно он состоит из нескольких частей. Первая часть является вводной, она должна содержать информацию о сторонах договора, например: Борис Дмитриевич Бахтин, далее — «Организатор», с одной стороны, и Светлана Ивановна Иванова, далее — «Участник», с другой стороны, заключили это соглашение о следующем..

В следующем разделе определите предмет договора, собственно, для чего он нужен. Здесь необходимо перечислить все продаваемые товары, будь то договор купли-продажи, оказываемые услуги и так далее. В следующем разделе опишите права и обязанности каждой стороны. Затем заполните раздел «Цена, договоры и порядок расчетов». Здесь необходимо полностью описать, сколько стоит тот или иной товар или услуга, и какие условия и формы оплаты предусмотрены. При создании договора учитывайте штрафы и пени за просрочку доставки товара или оплаты.

Заполните раздел «Ответственность сторон», здесь укажите, за что именно каждая сторона несет ответственность. Добавьте пункт «Форс-мажор», его наличие в соглашении защитит вас от жалоб в случае несоблюдения условий соглашения из-за обстоятельств, не зависящих от вас (например, стихийных бедствий). Определите срок действия данного соглашения в отдельном разделе, а также порядок разрешения споров. Далее в конце договора введите адреса и реквизиты сторон, они должны быть на одном уровне, так как стороны равны между собой. Проверьте текст еще раз, затем, чтобы распечатать договор, выберите пункт меню «Файл» — «Печать», выберите принтер и нажмите кнопку «ОК».

ВИДЫ БЛАНКОВ

6.6 Для организации установлены следующие виды форм:

— общая форма;

— бланки;

— форма конкретного вида документа.

Нормативными актами организации устанавливаются виды используемых бланков и их разновидности (бланк письма для структурных подразделений, бланк письма для должностного лица, бланк приказа, бланк приказа, бланк протокола и др.).

Состав типов модулей не изменился. Однако появилось положение, согласно которому список типов модулей, используемых в организации, должен быть установлен в локальном нормативном акте организации (LNA). Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ начальника, который одновременно утверждает типы используемых бланков и их образцы (макет).

Печать на обеих сторонах листа (двусторонняя печать)

Примечание. Мы стремимся как можно быстрее предоставлять вам актуальные справочные материалы на вашем языке. Эта страница была переведена автоматически и может содержать неточности и грамматические ошибки.

Нам важно, чтобы эта статья была для вас полезной. Мы просим вас выделить пару секунд и сообщить нам, помогло ли это вам, используя кнопки внизу страницы. Для удобства тоже представляем .

Двусторонняя печать называется двусторонней печатью.

Большинство принтеров могут автоматически печатать на обеих сторонах листа бумаги (автоматическая двусторонняя печать).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общая форма используется для изготовления всех видов документов, за исключением делового письма (оф.

Общая форма, в зависимости от учредительных документов организации и местного законодательства, включает детали 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные знаки для деталей 10, 11, 16, 17.

Форма письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов, включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные знаки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Структурная единица бланка также включает реквизиты 06, официальное письмо — требование 07.

Бланк конкретного вида документа, а также письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов, включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, знаки ограничительный для границ зон размещения реквизитов 10, 11, 16, 17. Форма конкретного вида документа структурного подразделения также включает требование 06, форма должностного лица — требование 07.

Общая форма может содержать (Пример 6):

• требования:

01 — «Герб (герб Государства Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 — «Эмблема»;

03 — «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 — «Название организации — автора документа»;

06 — «Наименование структурного подразделения — автора документа»;

07 — «Наименование должности лица — автора документа»;

13 — «Место составления (опубликования) акта»;

• реквизиты, обозначения которых размещены на бланках границ зон:

10 — «Дата документа»;

11 — «Регистрационный номер документа»;

16 — «Графа утверждения документа»;

17 — «Заголовок к тексту».

Бланк может включать (Пример 7):

• требования:

01 — «Герб (герб Государства Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 — «Эмблема»;

03 — «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 — «Название организации — автора документа»;

06 — «Наименование структурного подразделения — автора документа»;

07 — «Наименование должности лица — автора документа»;

08 — «Справочные сведения об организации»;

• реквизиты, обозначения которых размещены на бланках границ зон:

10 — «Дата документа»;

11 — «Регистрационный номер документа»;

12 — «Ссылка на регистрационный номер и дату получения документа»;

15 — «Получатель»;

17 — «Заголовок к тексту».

Форма конкретного типа документа включает (Пример 8):

• требования:

01 — «Герб (герб Государства Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 — «Эмблема»;

03 — «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 — «Название организации — автора документа»;

06 — «Наименование структурного подразделения — автора документа»;

07 — «Наименование должности лица — автора документа»;

09 — «Название вида документа»;

13 — «Место составления (опубликования) акта»;

• реквизиты, обозначения которых размещены на бланках границ зон:

10 — «Дата документа»;

11 — «Регистрационный номер документа»;

16 — «Графа утверждения документа»;

17 — «Заголовок к тексту».

Официальный бланк должен содержать переменную 07 «Наименование должности лица — автора документа». Это требование также используется в формах распорядительных документов (приказов, приказов), выдаваемых главами субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки приказов губернаторов, приказов глав городов, районы и др общие). Он также используется в формах распорядительных документов (приказов), выдаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения имеет такое право (Пример 9).

Форма документа структурной единицы конкретного типа должна содержать переменную 06 «Название структурной единицы — автора документа» (Пример 10).

ВАЖНЫЙ!

Стандарт содержит максимально возможный перечень требований к каждому виду пустого документа. Для определения состава деталей при разработке форм документов на практике следует руководствоваться учредительными документами и LNA.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

6.8. Органы власти и организации субъектов Российской Федерации, использующие наряду с русским в качестве государственного языка Российской Федерации, государственный (ые) язык (а) республик в составе Российской Федерации, используют бланки документов на русском и государственном языках. (а) республик в составе РФ: угловые (требования к модулям на одном уровне: на русском — слева, на государственном языке или языках республик в составе РФ — по закону) или продольном (все требования формы на русском языке — вверху, внизу все требования формы на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами используйте формы на двух языках: русском и английском (Приложение B.8) или другом иностранном языке.

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух и более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 г. 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (изменено 12.03.2014) имеют право использовать вместе с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) государственный язык (языки).) признан государственным языком в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством 4.

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять анкету на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ПРИМЕЧАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТа организации не обязаны вносить изменения в формы документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же решит разработать новые формы, алгоритм действий может быть следующим:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) модулей.

2. Офисная служба организует разработку макетов (образцов) форм документов (разрабатывает самостоятельно или пользуется услугами специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы модулей следующей редакции:

Если при этом будет разработана инструкция по делопроизводству, можно включить в инструкцию новые образцы модулей.

4. Административный отдел заказывает печать форм в типографии или специалисты по информационным технологиям организации готовят электронные шаблоны для форм на основе утвержденных макетов.

Требования к бланкам документов

Официальные документы изготавливаются и воспроизводятся на бумаге стандартного формата, что связано с использованием технологии тиражирования, с необходимостью архивирования документов. Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы разбиты на три строки: A, B, C. Строка A — основная, B и C — дополнительная.

Основная линия используется для производства писчей бумаги, линии B и C используются для производства бумажной продукции: конвертов, папок, скоросшивателей, обложек, карточек и т.д.

Каждая строка, в свою очередь, делится на классы, указывающие размер формата бумаги. В строке A, например, 13 классов. Каждый отдельный формат обозначается строчной буквой и номером класса (A5, A6, A7 и т.д.), А его размер определяется в миллиметрах. Каждый последующий формат получается делением предыдущего пополам. Давайте посмотрим на примере, как это происходит.

Исходный лист формата А1 имеет размеры: 840х594.

Делим большую сторону пополам: получаем формат А2 размером 594х420.

Делим большую сторону пополам: получаем формат AZ 420×294.

Делим большую сторону пополам: получаем формат А4 размером 294х210. И т.д. Последний формат, A 13, размером с почтовую марку. Наиболее распространены два основных формата А4, А5, допускается использование бланков формата А3 и А6.

Форма документа — это набор требований, которые идентифицируют автора официального письменного документа.

Формы документов в единой системе организационно-распорядительной документации должны иметь поля не менее, мм: слева — 30, справа — не менее 8, сверху и снизу — не менее 20.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды форм документов: 1) общая форма; 2) бланк; 3) бланк на определенный вид документа, кроме письма.

Общая форма используется для изготовления всех видов документов.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица оформляются в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи. Вы можете оформить фирменный бланк с угловым или продольным расположением атрибутов.

Общая форма, в зависимости от учредительных документов организации, включает реквизиты: государственный герб Республики Беларусь, эмблему организации или товарный знак (знак организации), код организации, наименование организации, место составления или публикации документа. Кроме того, на общей форме ставятся знаки для реквизитов 11 — дата и 12 — индекс документа.

Форма письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает следующие реквизиты: государственный герб Республики Беларусь, герб организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные организации и, при необходимости, ограничительные обозначения верхних границ деталей зон локализации: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дата документа 3, с. 116.

Бланк определенного типа документа, кроме письма. Если общая форма объединена с названием типа документа (требование 10), она становится формой этого типа (например, заказ). Возможно создание формы на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными партнерами.

Бланки штампов могут быть созданы путем печати только в полиграфических компаниях, у которых есть сертификат для этого вида бизнеса. Эти формы подлежат регистрации.

В дополнение к перечисленным формам, вы можете создавать формы писем структурных и должностных лиц.

Требования к оформлению документов

Документы можно изготавливать на пишущей машинке или с помощью печатающих устройств, компьютерной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, могут быть написаны от руки (заявление, пояснительная записка и др.). При создании документов с двумя и более страницами вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц помещаются в центре верхнего поля листа. Допускается печать документов с обратной стороны бумаги. Вся информация о документе (кроме текста), состоящая из нескольких строк, печатается с интерлиньяжем. Составные части требований отделены друг от друга интервалами 1,5–2. Требования составляются с интервалом 2-3 друг от друга. Максимальная длина строки для каждого атрибута (кроме текста) составляет 28 символов. Текст документа печатается с интервалом 1,5 (на бланках формата А4). Подробности можно найти в документе:

От края левого поля «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии вложения», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка о оформлении документа» и его направление », наименование должности в реквизитах« Подпись »,« Печать одобрения », заверение надписью« Верно »; слова «примечания» и «основа», если в тексте документа есть примечания или ссылка на документ, послужившие основанием для его публикации, выделены в самостоятельный абзац; в заказах указывайте слова «ЗАКАЗ», «ПРЕДЛОЖЕНИЕ»; в протоколе слова: «СЛУШАЛИ», «ГОВОРИЛИ», «РЕШИЛИ», «РЕШИЛИ».

По истечении пяти символов печати от края левого поля печатается начало абзаца.

Возвращаясь к 32 печатным символам — атрибут «получатель».

После отметки 40 печатных знаков — реквизиты «штамп ограничения доступа к документу» и «штамп согласования».

По истечении 48 печатных знаков инициалы и фамилия офицера печатаются в требовании «подпись».

При подготовке документов на компьютере обычно используется специальное программное обеспечение — текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия по своему функционалу.