Как правильно копировать и сканировать на МФУ

Как снимать копии на принтерах

Ксерокопия на принтере выполняется в различных вариантах. Вы можете просто скопировать файл формата А4, можете создать фотокопию в высоком разрешении. Вы также можете сделать увеличенную или уменьшенную копию с полями и без них.

Копирование на принтер довольно просто. Для начала вам необходимо организовать страницы. Сначала убедитесь, что в лоток для продукта загружена бумага. Далее вам необходимо правильно расположить документы на стекле сканера. Затем закройте крышку и выберите желаемое количество копий. Если вы хотите изменить размер копий, нажмите клавишу БУМАГА. Затем на дисплее отображаются доступные для печати варианты размеров бумаги. Чтобы выбрать монохромный или цветной режим, нажмите соответствующую кнопку на панели управления устройства и создайте копировальный аппарат. После выбора всех необходимых параметров вы получите желаемый вариант и количество копий.

Какими НПА руководствоваться

Нет единого законодательного акта, регулирующего процедуру копирования документов. В большинстве случаев они руководствуются национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вступил в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется как ориентир. И становится обязательным, если это утверждено во внутренних нормативных документах компании.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует руководствоваться судебной практикой, приказами, письмами государственных органов, а также следующими нормативными актами:

• Постановление Президиума Верховного Совета СССР от 25 декабря 2004 г. 9779-X от 08.04.83 (с изменениями от 08.12.2003), этот акт по-прежнему имеет силу закона;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальное законодательство» ;
• положения специальных законодательных актов (например, Налоговый кодекс Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации, Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации).

Как создать электронную версию документа

Чтобы придать бумажному документу электронный формат, понадобится не только специальное оборудование, но и программное обеспечение. Для правильной работы сканера требуются специальные драйверы. Они часто идут в комплекте с устройством, но если их нет, вы всегда можете найти их в Интернете. Вы можете использовать универсальный ABBY Finereader, который выполняет распознавание текста и прямое сканирование. Весь процесс преобразования бумажного документа в электронный файл основан на этих двух процедурах (распознавание символов и сканирование).

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не запрещает размещать на копируемых материалах рукописные надписи со словами «Верно». Этот метод используется довольно часто. Хотя штампы используются не всегда — в большинстве случаев они изготавливаются в крупных компаниях, которым приходится каждый день заверять большой объем документации, удобнее делать это с помощью штампа.

Вот пример того, как заверить фотокопию заказа вручную.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Для удостоверения документации допускается два типа отметок: оттиск штампа и рукописный вариант. В первом случае необходимо создать специальный штамп с аббревиатурой «Corretto» или «Copia èorrect». Но учтите, что ГОСТ не указывает на использование оттиска «копия правильная». Есть возможность создавать штампы двух типов: «Копия» и «Правда». Первый укажет на дубликат документа. Второй — для его безопасности.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью отпечатка пальца:

• штамп ставится в конце текста под всеми подписями;
• ставят на свободное место, обычно в правом нижнем углу;
• запрещается накладывать текст;
• его можно использовать по согласованию с органами, в которые направляются документы (не все государственные органы это разрешают).

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных документов необходимо соблюдать установленный законодательством порядок заверения копий документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Включает необходимые шаги:

1. Изготовление дубликата документа (обычно копировальной техникой).
2. После текста и слова «Подпись», напечатанной или написанной от руки, ставится знак «Верно» (на практике также часто используется формулировка «Копия верна»).
3. Затем укажите данные должностного лица, заверившего фотокопию: ФИО, должность, личная подпись, его стенограмма.
4. Дата указана.
5. Ксерокопия заверяется печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя. Если организация работает с официальной печатью, копии, кроме нотариальных, официальными печатями не заверяются. Для этого необходимо подготовить другие виды пломб, например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерии, секретариата) или пломбы по предварительной записи.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил детали — мы должны указать местонахождение оригинала. Если фотокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного отдела в другой, требование не меняется. Если он выдается сторонней организации, под словом «Верно» необходимо указать «Оригинал находится в . организации в случае нет . в течение . одного года». Вы имеете право написать эти реквизиты от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, есть два способа:

1. Вы должны поставить отметку «Верно» и остальные детали на каждой из них.
2. Сшиваем листы, номер, в конце указываем их количество и заверяем.

ВАЖНО Обычно заверенный документ действителен в течение 30 дней. Хотя в законодательстве этот срок не указан, государственные органы и банковские учреждения не принимают заранее подготовленные акты. В банках этот период часто даже короче, от нескольких дней до двух недель.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяются нотариально. Конкретные ситуации предусмотрены законом. Например, доверенность на иностранные сделки, наследство, свидетельства о праве собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но всякий раз, когда вы делаете копии и выписки из кадрового учета, обращаться к нотариусу нецелесообразно. В большинстве случаев работодатель вправе сертифицировать их самостоятельно.

Эту процедуру может выполнять ограниченное количество людей:

• менеджер (или индивидуальный предприниматель);
• главный бухгалтер;
• руководитель или специалист по кадрам;
• другие уполномоченные должностные лица аппарата организации.

Без дополнительных актов заверять ксерокопии важных документов имеет право только руководитель компании или индивидуальный предприниматель. Для остальных сотрудников потребуется дополнительная бумага для предоставления им таких полномочий, например, подпись в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает приказ, в котором отмечает, кто и на каком основании проводит эту процедуру.

ВАЖНО! Фотокопия удостоверяется только тем, кто ее подготовил или сравнил с оригиналом. Вы не можете взять на себя ответственность за нанесение сертификационного знака, если не видели оригинал.

Юридические лица имеют право заверять только дубликаты своих протоколов и документов. Копирование чужих документов разрешено только при наличии разрешения этих организаций. Это не требуется, если карты необходимы для приема на работу граждан или связаны с регистрационной практикой действующих сотрудников компании.